Сканирование документов
Многие архивные компании предоставляют услуги сканирования документов. Как правило, данная услуга актуальна для предприятий, которые хотят заменить бумажный документооборот на электронный. В результате организации получают электронные справочники, картотеки, архивы, каталоги и базы данных.
Компания «ОРБ» выполняет услуги сканирования кадровой, страховой и бухгалтерской документации, договоров, книг, сертификатов, периодики, чертежей, а также любой графической и текстовой информации, которая предоставляется на бумажных носителях.
Процедура сканирования
Как правило, сканирование проходит в несколько этапов:
«Фотографирование» документа и его сохранение на компьютере в виде изображения.
Распознавание текста. Данная операция позволяет извлечь из изображения цифровые образы всех документов.
Редактирование. При необходимости информация может быть отредактирована в графических и других редакторах с целью повышения их качества.
Сканирование документов архивные компании производят на современном оборудовании различного типа, выбираемом в зависимости от вида документа и поставленных задач:
- для небольших объемов используют планшетные (настольные) сканеры;
- пакетное (массовое) сканирование производят на потоковых сканерах;
- для считывания брошюр, книг и журналов используют книжные сканеры;
- сканирование старых документов и чертежей больших форматов производят на широкоформатных (планетарных) устройствах.
Некоторые типы сканеров и машин позволяют обрабатывать даже старые, сшитые и широкоформатные документы, с одно- и двусторонней печатью.
Благодаря высокой производительности в день можно считывать от сорока до ста тысяч страниц. Для получения качественных отсканированных документов специалисты выбирают подходящий формат, разрешение сканирования, цветность и другие параметры. После получения информации и ее обработки можно получить качественный электронный документ, доступный для использования. Необходимо отметить, что работы по сканированию документации могут быть произведены как на территории архивной компании, так и в офисе заказчика.
Преимущества сканирования
Преобразование бумажных документов в электронную версию позволит защитить их от изнашивания и утери, ускорит поиск необходимых документов, поможет упорядочить документооборот и архив, обеспечит возможность удаленного доступа сотрудников к документам компании и ускорит работу отделов предприятия.
После выполнения сканирования всех видов документов специалисты архивных компаний могут создать электронный архив и систему ЭДО.
